Event-Typen-Taxonomie
Geburtstage, Hochzeiten, Taufen, Firmen-Weihnachten, Abiturfeiern, Weinproben, Produkt-Präsentationen. Jeder Typ mit passenden Menü-Vorschlägen, Zeitrahmen, typischem Budget.
01 / Der typische Ablauf heute
Event-Buchung online.
Geburtstage, Hochzeiten, Firmenfeiern, Weinproben für Gruppen. Schluss mit WhatsApp-Chaos und Excel-Listen. Ein Buchungsportal in deinem Brand — von Anfrage bis Anzahlung ein sauberer Prozess.
01 Der typische Ablauf heute
Wie Event-Anfragen aktuell ablaufen.
Anruf Montag 14:30 — Kundin plant 30. Geburtstag. Du notierst auf einem Zettel. Versprichst Rückruf mit Menü-Vorschlag und Preis.
Am Abend vergisst du es. Am nächsten Tag WhatsApp von der Kundin — „hast du einen Vorschlag?“. Du schreibst zurück, sie antwortet 2 Tage später, ihr sprecht am Telefon, einigt euch, du schickst eine Mail mit den Konditionen. Keine Anzahlung vereinbart — „sie kommt ja eh“.
Am Event-Tag: 23 statt 30 Personen. 7 haben kurzfristig abgesagt. Du hast Essen für 30 gekocht. Verlust: ~400 €.
Das passiert 8–15 Mal pro Jahr. 5.000–8.000 € verlorener Umsatz jährlich nur aus Prozess-Schwäche.
02 So läuft es mit System
Drei Stufen. Kein Chaos.
01
Anfrage
Kundin geht auf events.deinrestaurant.com. Wählt Anlass, Personen-Zahl, Datum, Räumlichkeit-Wunsch, Budget-Range. Struktur-Formular — 3 Min zum Ausfüllen. E-Mail landet direkt bei dir mit allen Infos.
02
Angebot
Du wählst aus 3–5 vorbereiteten Menü-Paketen. System generiert automatisch ein PDF-Angebot in deinem Brand-Design, inkl. Anzahlung-Höhe und Zahlungslink. Versand per Klick. Zeitaufwand: 5 Minuten.
03
Verbindlichkeit
Kundin klickt im PDF „Jetzt buchen“ → Online-Bezahlung für 30 % Anzahlung. Zahlung bestätigt = Event verbindlich gebucht. Rest am Event-Tag via Terminal oder Rechnung.
03 Feature-Details
Was das System kann. Und was es abbildet.
Menü-Pakete-Editor
Du pflegst deine 5–8 Standard-Pakete im Admin-Panel: „Tapas-Brunch 45 €“, „Fleisch-Menü 3-Gang 65 €“. Änderst Preise einmal — alle künftigen Angebote ziehen automatisch nach.
Automatische PDF-Angebote
System generiert das Angebot als professionelles PDF mit deinem Logo, Unterschrift-Platzhalter, AGB-Verweis. Versand direkt via professionellem E-Mail-Dienst. Kein Öffnen von Word, kein manuelles PDF-Erstellen.
Online-Zahlung
Anzahlung 25–50 %, Rest am Event-Tag. System merkt sich Zahlungsstatus. Bei Nicht-Zahlung innerhalb 7 Tagen → Automatische Erinnerung-Mail. Nach 14 Tagen → Stornierung + Slot wieder frei.
Gäste-Listen-Verwaltung
Kundin kann ihre Gäste-Liste pflegen (Namen, Allergie-Hinweise, Sitz-Wünsche). Du siehst alles im Admin. Beim Event weiß dein Service-Personal: Tisch 3, 4. Gast links, Lactose-Intoleranz.
Calendar-Blocker
Gebuchte Events blockieren ganze oder Teilbereiche der Reservierungs-Verfügbarkeit. Wenn am 15.06. eine Hochzeit für 60 Personen in deinem großen Saal ist, können keine regulären Gäste diesen Bereich reservieren.
04 Warum das rechnet
Die Zahl die zählt.
- Durchschnittlicher Event-Umsatz: 1.500–4.000 € pro Event. Gruppen-Gäste trinken mehr, bestellen Menüs statt à la carte, geben 30–40 % mehr pro Kopf aus als Standard-Gäste.
- Typische Zahl unverbindlicher Anfragen: 12–20 Monat — aber nur 30 % werden tatsächlich Buchungen. Mit System: Abschluss-Rate 55–70 % weil Prozess-Friction wegfällt.
- No-Show-Reduktion durch Anzahlung: wenn 30 % angezahlt sind, reduziert sich die Absage-Rate von 15 % auf 2–3 %.
- Zeitersparnis für dich: statt ~4 Stunden pro Event-Anfrage (Anruf, Rücksprache, Mail, Rechnung) → 30 Min (Menü-Paket wählen, Angebot-PDF schicken, fertig).
- Cashflow: Anzahlungen kommen rein BEVOR du die Kosten hast. Das hilft im Cashflow besonders bei größeren Events.
05 Fragen
Praktische Punkte.
Was wenn die Kundin individuelle Wünsche hat die nicht in die Pakete passen?
Dann klickst du im Admin auf „Custom-Angebot“ und erstellst das Angebot manuell. Das System hilft dir mit dem Template — du füllst nur Preise und Beschreibung aus, der Rest (Logo, AGB, Zahlungslink) wird automatisch gesetzt.
Was wenn nach der Buchung der Termin verschoben werden muss?
Umbuchung via Admin-Panel. Anzahlung wird automatisch auf den neuen Termin übertragen. Kundin bekommt Bestätigungs-Mail der Verschiebung.
Wer trägt die Zahlungs-Gebühren?
Der Zahlungsanbieter nimmt 1,4 % + 0,25 € pro Transaktion (europäische Karten). Bei einer 500 € Anzahlung sind das 7,25 €. Du kannst das als „Service-Gebühr“ weitergeben oder es selbst tragen — ist meistens vernachlässigbar gegenüber dem Zeitgewinn.
Gibt's eine Mehrsprachigkeit?
Ja — Formular, Angebots-PDF und Automation-Mails kommen in DE/ES/EN. Wir programmieren sie initial in DE + ES, Englisch ist 1-Day-Add-On.
Funktioniert das auch für Catering-Aufträge außer Haus?
Ja, das System unterstützt beide Modi: „On-Site-Event“ (bei dir im Restaurant) und „Off-Site-Catering“ (wir liefern / cater). Bei Catering kommt ein zusätzlicher Kilometerpreis- und Personalrechner dazu.
Interesse an Event-Buchung online.
30 Minuten. Kein Pitch. Kein Druck. Nur ein ehrliches Gespräch über dein Restaurant und welche Module Sinn machen.
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