Eigenes Reservierungssystem vs. OpenTable — der ehrliche Kostenvergleich
Die Frage taucht in fast jedem Erstgespräch auf: „Rechnet sich ein eigenes Reservierungssystem?“ Hier die ehrliche Antwort mit Zahlen für ein typisches 60-Sitzplatz-Restaurant auf Mallorca.
Was kostet OpenTable / TheFork wirklich?
Die Plattformen werben gerne mit „günstigen Einstiegspreisen”. Aber schau dir an, was das konkret bedeutet — am Beispiel eines Restaurants mit 60 Sitzplätzen und 300 Reservierungen im Monat.
Wichtiger Hinweis vorab: Weder OpenTable noch TheFork veröffentlichen feste Listenpreise für Europa. Die Konditionen werden individuell verhandelt. Die folgenden Zahlen sind Richtwerte und Beispielrechnungen — sie zeigen die ungefähre Größenordnung, keine garantierten Preise.
OpenTable (ungefähre Richtwerte — OpenTable veröffentlicht keine fixen Europa-Preise, individuelle Konditionen werden direkt verhandelt): Schätzungsweise Grundgebühr rund 249 €/Monat + ca. 1 € pro sitzendem Gast. Beispielrechnung: 300 Reservierungen × Ø 2,5 Personen = 750 Gäste × 1 € = 750 € + 249 € = rund 999 €/Monat.
TheFork (ungefähre Richtwerte — TheFork verhandelt Preise individuell): Schätzungsweise Grundgebühr rund 169 €/Monat + ca. 2 € pro sitzendem Gast. Beispielrechnung: 750 Gäste × 2 € = 1.500 € + 169 € = rund 1.669 €/Monat.
Das sind Beispielzahlen — dein tatsächlicher Vertrag kann besser oder schlechter ausfallen. Aber sie zeigen die Größenordnung.
Dazu kommen die versteckten Kosten, die du nicht auf der Rechnung siehst: Deine Gästedaten werden mit den Plattformen geteilt. Dein Restaurant-Name steckt im Design der Plattform. Und wenn die Plattform die Preise erhöht — was sie regelmäßig tun — hast du keine Wahl.
Was kostet ein eigenes System?
Einmalige Entwicklung: Ein solides Reservierungssystem mit allen wichtigen Funktionen — also Tisch-Management, automatische Bestätigungs-E-Mails, Anzahlung, Kalender-Synchronisierung — kostet einmalig rund 8.000–15.000 €, je nachdem wie individuell es sein soll. Bei uns im Full-House-Pro-Paket ist das als Teil der 12-Monats-Zusammenarbeit enthalten (4.500 €/Monat = 54.000 € Jahresleistung, davon der Reservierungssystem-Anteil ca. 8.000–10.000 €).
Laufende Kosten: 15–25 €/Monat. Das setzt sich zusammen aus Hosting (5–20 €), E-Mail-Versand (5–20 €) und Datenbank (0–10 €). Zusammen: rund 20 €/Monat.
Wächst dein Restaurant, bleibt der Preis gleich: Bei 500 Reservierungen/Monat würden die Plattform-Kosten auf rund 1.500 €/Monat steigen. Dein eigenes System kostet immer noch rund 25 €/Monat.
Was kostet es vs. was spart es — Rechnung über 3 Jahre
(60 Plätze · 300 Reservierungen, Schätzwert)
(laufende Hosting-Kosten)
(typisches Restaurant)
Mit OpenTable (Schätzung): 3 Jahre × 12 Monate × 999 € = 35.964 € reine Plattform-Kosten.
Mit eigenem System: einmalig 10.000 € (als Teil des Full-House-Pakets) + 3 × 12 × 20 € = 10.720 € Gesamt über 3 Jahre.
Ersparnis: rund 25.244 € in 3 Jahren — bei einem typischen 60-Sitzplatz-Restaurant. Bei größeren Betrieben (100+ Sitzplätze, 500+ Reservierungen) verdoppelt sich die Ersparnis.
Und das ohne die Vorteile zu zählen, die du nicht direkt auf der Rechnung siehst: Deine Gästedaten gehören dir. Dein Restaurant-Brand ist von der ersten bis zur letzten Interaktion sichtbar. Du bist nicht abhängig von einer Plattform, die morgen ihre Bedingungen ändert.
Wann macht OpenTable trotzdem Sinn?
Ehrlich gesagt: wenn du die Reichweite der Plattform brauchst um überhaupt gefunden zu werden. OpenTable hat eine eigene App mit vielen Nutzern, die nach Restaurants suchen. Ein neues Restaurant in touristischer Lage kann dort 30–50 % seiner Reservierungen holen — von Gästen, die es sonst nie gefunden hätten.
Das ist aber ein Marketing-Problem, kein Reservierungs-Problem. Die Lösung ist nicht: OpenTable für immer behalten. Die Lösung ist: Eine starke eigene Online-Präsenz aufbauen — gute SEO (das heißt: Google findet dich leicht), Social Media, Google Business Profile — damit Gäste dich direkt finden. Dann OpenTable in Monat 6–12 abschalten.
Bei unseren Kunden läuft das typisch so: Jahr 1 eigene Website aufbauen + OpenTable parallel laufen lassen, Jahr 2 OpenTable abschalten, ab Jahr 2 komplett eigenständig und ohne Provisionen.
Fazit
Ab rund 150 Reservierungen/Monat rechnet sich ein eigenes System. Darunter ist die Plattform günstiger — darüber beginnt die Ersparnis zu wachsen.
Ein eigenes Reservierungssystem lohnt sich für jedes Restaurant ab rund 150 Reservierungen pro Monat. Darunter zahlst du für Plattformen weniger als ein eigenes System kostet. Darüber fängt die Ersparnis an — und sie wird mit jedem weiteren Gast größer.
Noch wichtiger als die Kostenfrage ist die Kontrollfrage: Willst du, dass deine wichtigste Kundendatenbank bei einem Anbieter liegt, der diese Daten auch für Marketing an konkurrierende Restaurants nutzt? Die meisten Gastronomen antworten darauf spontan: Nein.
Details zu unserem Reservierungssystem für Restaurants auf Mallorca — Funktionen, Kosten und wie der Wechsel von OpenTable funktioniert.
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